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Quand la flexibilité est un effort d’équipe : le modèle de Dju Design

Cet article a été rédigé dans le cadre de la série vidéo « Les bons réflexes et nouveaux modèles de la conciliation travail-famille-vie personnelle » mettant en vedette des employeurs bienveillants et inspirants qui ont pris les devants pour assurer une belle qualité de vie à leurs équipes.

 

À l’ère du télétravail et des horaires flexibles, la technologie nous permettant d’échanger et de collaborer est essentielle. Celle-ci rime toutefois trop souvent avec travail en continu et hyperconnectivité, des éléments conflictuels quand nous sommes en quête d’une meilleure conciliation travail-famille-vie personnelle.

Pour honorer nos priorités, notre santé et notre qualité de vie, de bons réflexes organisationnels et individuels peuvent être développés afin d’encourager l’écoute, l’entraide, la déconnexion et le respect des temps blancs.

Et quand les bons réflexes sont incarnés par la direction et les gestionnaires, c’est souvent tous les employés qui bénéficient de cet exemple positif. C’est d’ailleurs l’un des nombreux éléments qui distingue la culture organisationnelle du studio créatif Dju Design.

 

L’écoute comme un puissant outil relationnel

 

Présidente fondatrice de Dju Design, Julie Bernèche porte aussi le nom de « directrice du bonheur ».

« La permission que je donne à mon équipe c’est d’être vulnérable. Je suis probablement la plus vulnérable! Quand il se passe quelque chose au niveau familial, je leur dis. Démontrer son authenticité fait que notre équipe nous aide, nous supporte. Ça fait un effet d’entraide et de soutien. » explique-t-elle

Sa complice et directrice générale, Isabelle Gagnon, abonde dans le même sens. À chaque deux semaines, elle fait donc le point avec les employés pour savoir comment ils vont. Si un défi se présente, les deux gestionnaires réfléchissent ensemble et trouvent des solutions.

« En début d’année, on sentait une collègue épuisée. On a consulté les autres collègues et ensemble, on a toute pris sa job pour lui offrir une semaine de congé. C’est arrivé à une autre collègue à qui on a mis deux vendredis off de suite. Dès que quelqu’un est essoufflé, les filles se proposent pour aider. » raconte Isabelle.

L’équipe de Dju Design est donc toujours en prévention de l’épuisement, et pour cause. En 2021, Julie s’est elle-même accordée le droit de reconnaître l’état d’épuisement dans lequel elle était, avant de prendre un long congé planifié.

« Il y a eu un moment où j’ai eu besoin de repos. J’ai pu prendre quatre mois la tête complètement posée à penser à moi, à ma famille et ça nous a donné un nouveau souffle. » se rappelle Julie, qui est maman de deux jeunes filles de sept et dix ans.

Durant ce temps de repos, elle a pris conscience d’être assoiffée de temps pour elle, la menant à développer un meilleur équilibre au quotidien où elle s’autorise dorénavant à prendre « des gorgées » de temps pour soi.

 

Quand flexibilité rime avec liberté

 

Isabelle partage ce même besoin et cette même vision de l’organisation du temps.

« J’ai une soif de liberté et de flexibilité, ce qui m’amène à transposer ça aussi pour l’équipe. La flexibilité de décider quand et comment je prends du temps off pour moi ou  du temps pour ma famille et mes parents. »

Elle-même proche aidante auprès de ses parents malades et maman d’une fille de neuf ans, elle gère son horaire de manière à donner l’exemple et à encourager toute l’équipe à faire de même.

Isabelle se permet donc du temps blanc au boulot, qui prend la forme de temps libre dans son horaire.

« Je bloque mes horaires après 15h30 et mes dîners pendant 1h30. Ça ne veut pas dire que je ne travaille pas, ça veut dire: book-moi pas de rencontre, c’est à moi de gérer ce que je fais! »

Alors, qu’est-ce qu’Isabelle fait de ce temps? Répondre à ses courriels sans se sentir égorgée après une rencontre, prendre une marche parce qu’elle a besoin de respirer, aller chercher sa fille plus tôt à l’école… 

Julie adopte le même bon réflexe, se bloquant deux moments chaque semaine pour s’entraîner durant le midi. « C’est ce qui assure mon équilibre de santé mentale! »

D’ailleurs, c’est une permission qui est offerte à toute l’équipe de Dju Design, où personne n’a besoin de permission pour avoir de « petits congés ».

Rendez-vous chez le dentiste. Dîner avec la famille qui est de passage en ville. Spectacle en fin d’après-midi à l’école. L’employé doit toutefois faire preuve de leadership de soi en avisant collègues et clients et en minimisant l’impact sur ceux-ci.

 

La déconnexion, ou le droit à la concentration

 

« Avant, on avait les vendredis californiens où on ne travaillait pas l’après-midi. Maintenant, on est fermé pour les clients, mais les employés peuvent utiliser ce temps pour travailler et prendre ces heures libres là ailleurs dans la semaine. » indique Julie.

Ainsi, même les collègues ne s’échangent pas de courriels durant cette période où chacun est libre de se concentrer sur ce qui lui semble important avant de fermer son écran pour le weekend.

« On protège aussi notre équipe pour ne pas qu’elle travaille les week-ends. Les temps de déconnexion sont importants pour que l’équipe dure. Il faut prendre du temps pour soi à petite, moyenne et parfois grande dose. » ajoute Julie.

Durant la semaine, de bons réflexes ont aussi été implantés pour favoriser les périodes où on peut enchaîner les tâches sans se faire déranger. Dans le contexte du télétravail, les visites impromptues aux bureaux des collègues ont vite fait place aux appels improvisés, qui peuvent facilement interrompre notre rythme du travail.

« On utilise le logiciel Slack sur lequel on peut se permettre trois heures sans répondre. Les courriels, ça peut être un peu plus long. Les urgences doivent être envoyées par texto. » explique Isabelle.

Cette structure bien établie (Dju Design a même un PowerPoint explicatif pour les employés!) permet non seulement de se déconnecter pendant plusieurs heures afin de mieux se concentrer sur une tâche, mais aussi d’accommoder les horaires flexibles de chacun.

 

L’agilité, un réflexe d’équipe

 

Julie et Isabelle rayonnent par leur bon exemple auprès de leur équipe composée de dix employés et de plusieurs collaborateurs. Des dizaines d’humains donc, aux réalités diverses et uniques: célibataire, parents de jeunes enfants, proches aidants auprès de parents vieillissants. 

« Quand on engage, on fait l’horaire en fonction de la personne. On offre la possibilité de personnaliser les horaires, tout en mettant des attentes claires. » indique Isabelle.

L’absence d’ambiguïté et une bonne communication sont nécessaires pour rendre les horaires flexibles possibles dans un contexte de travail d’équipe. Des logiciels permettant un bon partage de l’information et de l’avancement des projets, ainsi que des rencontres de production bihebdomadaires, font partie des pratiques d’équipe gagnantes chez Dju Design. 

« En tant que gestionnaire, on considère souvent que c’est notre rôle d’assurer la conciliation travail-famille. Pour moi, c’est vraiment une responsabilité d’équipe. Un gestionnaire ne peut pas arriver à faire ça tout seul. C’est un travail d’équipe de s’assurer qu’on est tous reposés et performants au travail. »

 

 

Les bons réflexes de Dju Design

 

  • Aucun courriel envoyé après les heures d’ouverture 
  • Pas besoin de permission pour prendre des petits-congés (2h et moins)
  • Politique claire sur les échanges au travail et le temps de réponse alloué
  • Pratiques favorisant le partage de l’information et des connaissances
  • Horaire personnalisé selon la réalité personnelle et situation familiale
  • Aucun service-client les vendredi après-midi pour permettre aux employés de se concentrer sur leurs tâches ou prendre du temps blanc
  • Rencontres de production bihebdomadaire pour favoriser une bonne collaboration de l’équipe en télétravail 
  • Rencontre individuelle bimensuelle pour prendre le pouls de l’équipe et prévenir l’épuisement

 

Tu cherches plus d’idées pour implanter de bonnes pratiques de conciliation travail-famille-vie personnelle dans ton milieu de travail? On t’invite à écouter les capsules de notre série Les bons réflexes et nouveaux modèles de la conciliation travail-famille-vie personnelle et les partager à tes collègues, tes amis et même ton employeur: lesbonsreflexesdelaconciliation.ca

 

À propos de Dju Design

Fondé en 2006, le studio de création graphique et de branding Dju Design offre un service-conseil personnalisé, accessible et convivial en favorisant une approche humaine tout au long du processus de réflexion et de création. Leurs réalisations se démarquent par leur philosophie très simple : cultiver la collaboration. Dju Design a comme mission de vous entourer d’une équipe authentique et enthousiaste qui prend un réel plaisir à vous voir réussir.