Renouer avec un rythme de travail satisfaisant

 

Le temps est un enjeu énorme dans le monde du travail. On s’en fait fréquemment parler dans notre quotidien en tant que stratèges au développement des personnes et des organisations. De plus en plus, le temps de travail déborde sur le temps de vie personnelle. Ses impacts se font sentir sur la charge mentale des équipes, qui se retrouvent souvent dissipées, épuisées. 

Le temps, on en parle beaucoup. Par contre, on oublie souvent une autre notion tout aussi importante: le rythme, ou en d’autres mots, la cadence à laquelle s’effectue une action, un processus. 

En effet, un rythme non adapté entraîne la sensation de perte de contrôle sur son temps. Cela nous amène à nous questionner. Les technologies nous ont permis de considérablement accélérer le rythme de travail, mais on peut se demander si c’est vraiment pour le mieux.

Avons-nous perdu de vue le rythme naturel des choses et de l’être humain? La nature est elle-même rythmée par une succession de cycles: rien ne sert de vouloir tout prévoir, car la vie n’est pas uniforme. Nous sommes des humains, avec nos hauts et nos bas, pas des machines de productivité. Hélas, au nom du progrès et de l’économie, on en est venus à déployer beaucoup d’efforts – individuellement et collectivement – pour rivaliser avec « la machine ». 

Or, l’humain existe-t-il pour performer? Est-ce qu’on court à notre perte en s’épuisant d’un point de vue cognitif et physique? Voilà des questionnements qui nous assaillent à un moment ou à un autre de notre vie.

D’une part, le monde du travail nous dit d’augmenter notre rythme, alors que d’un point de vue humain, nous nous sommons mutuellement de « prendre soin de nous » en respectant notre propre rythme. Un peu contradictoire…

Et si écouter et respecter son rythme au travail devenait une stratégie gagnant-gagnant, plus performante encore que de tenter de se conformer à une méthode universelle qui ne convient pas?

Voici quelques pistes de réflexion et de solution pour adresser les enjeux du temps et du rythme, individuellement et en équipe.

 

Le rythme imposé est contre-nature

 

Toutes les espèces vivantes sont naturellement régulées par une horloge interne, le rythme circadien (du latin circa, qui signifie « autour », et dies « jour », pour se traduire par « environ un jour »). Chaque jour, nous vivons au gré de ce cycle naturel.

Un exemple tout simple de cette horloge biologique et de son impact: le décalage horaire, ou même le changement d’heure bi-annuel. On commence aussi à parler du décalage horaire social, c’est-à-dire quand les activités sociales dérèglent le sommeil et entraînent des effets nuisibles pour la santé. 

En 24 heures, nous vivons de multiples variations physiologiques qui influencent la sécrétion d’hormones, le niveau d’éveil, la faim, la température corporelle, l’humeur et même la tolérance à la douleur! Qu’on le réalise ou non, il se passe bien des choses dans notre corps tout au long de la journée.

 

Source: L’OBS

 

Nos horaires ne conviennent pas

Ces fluctuations internes quotidiennes ont un effet sur notre performance physique et cognitive, entre autres. Pour la majorité des gens, le pic d’éveil arrive en fin de matinée vers environ 10 ou 11h, suivi d’un creux vers 15h – le fameux afternoon slump. On blâme généralement cette baisse d’énergie sur la digestion du lunch, mais en réalité, elle est simplement naturelle.

Cela explique pourquoi dans plusieurs pays, particulièrement au sud de l’Europe et en Asie, se permettre une sieste en après-midi est considéré normal pour refaire le plein d’énergie. Par ici, un bref roupillon post-lunch est habituellement perçu comme paresseux alors qu’il favorise pourtant une meilleure performance en fin de journée! En effet, plusieurs recherches supportent les bienfaits de cette pratique. 

Notre chronobiologie ne concorde donc pas très bien avec la journée de travail – ou d’école – typique. Certaines recherches appuient même que de commencer à travailler avant 10h serait loin d’être idéal, surtout pour les adolescents, qui y sont pourtant obligés. Le rythme universel imposé par la société actuelle apporte son lot de contraintes, notamment sur la performance.

 

Être conscient de son propre rythme

Pour la plupart des gens, le biorythme est « programmé » de manière à peu près similaire. Néanmoins, des variations individuelles sont évidemment aussi présentes. Comme l’explique bien cet article du Harvard Business Review, il y a tout à gagner à être proactif quant à son rythme naturel ainsi que celui des membres de son équipe:

« Les gestionnaires qui souhaitent maximiser la performance de leurs employés devraient tenir compte du rythme circadien lors de la définition des affectations, des délais et des attentes. Cela nécessite d’avoir une vision réaliste de la régulation de l’énergie humaine et de réaliser qu’un même employé sera plus efficace à certains moments de la journée qu’à d’autres. »

Prendre conscience de son rythme (et de celui de ses collègues) est vital pour organiser son agenda, segmenter ses tâches et mieux collaborer. Soyez attentifs aux signaux de votre corps au fil de la journée. Êtes-vous plutôt matinal ou « oiseau de nuit »? Quelles variations quotidiennes internes pouvez-vous identifier? À quel moment vous sentez-vous plus d’attaque, ou plus fatigué? 

 

Les attentes de constance sont irréalistes

La vie est composée de fluctuations; la seule constante, c’est le changement! Une journée, on peut se sentir énergique, créatif et performant, alors qu’on peut se lever du mauvais pied le lendemain. Le même scénario s’applique sur différents laps de temps. Certaines semaines s’avèrent bien ficelées et satisfaisantes, d’autres paraissent interminables et remplies d’embûches. Et c’est normal.

Les variations sont naturelles et souvent imprévisibles. Elles peuvent avoir l’air de survenir de nulle part ou provenir de facteurs extérieurs hors de son contrôle. Pourquoi alors agir comme si tout pouvait être planifié, régulier, délimité?  C’est d’ailleurs un sujet que l’on explore dans notre programme Les Saisons,  « Il nous semble que la plus grande erreur en matière de gestion de temps est de vouloir à tout prix caser le temps, alors que les priorités, les besoins et les rythmes fluctuent d’une personne à l’autre et d’un jour à l’autre. »

Ce serait bien de pouvoir contrôler son rendement comme on le souhaite, mais c’est une démarche vaine… et toujours à recommencer. Quelle perte de temps, finalement! Dans une démarche de saine performance et de leadership bienveillant, il est de mise d’accepter les fluctuations et les utiliser à bon escient. Quand on se sent apte à surfer de grandes vagues, c’est tant mieux! Dans le cas contraire, on réajuste ses attentes actuelles en fonction du contexte. N’oublions pas qu’il y aura toujours demain. 

 

Source: Lizandmollie sur Instagram

 

Se donner de l’espace pour apprécier le rythme naturel des choses permet d’apaiser le système nerveux, une pratique garante d’une meilleure santé psychologique. Cette pratique laisse aussi place à plus de contemplation, à plus de diversité et donc, à plus de satisfaction. Retenez qu’on navigue mieux dans le sens de notre flot personnel qu’à contre-courant!

 

Faire respirer son horaire et son espace mental

 

Pour plusieurs, la réalité du travail peut se résumer à un cycle qui va comme suit: 

Brief de projet -> Réalisation -> Remise (date limite) -> Nouveau brief…

ou encore

Rencontre -> Décision -> Rencontre -> Décision -> Rencontre -> Décision…

Dans un sentiment d’urgence, on enchaîne les mandats. À peine une tâche terminée, on saute dans la prochaine. Pas étonnant d’avoir la tête qui surchauffe si la machine est constamment en marche!

On dirait qu’on se contraint à être le plus booké possible pour se donner un sentiment de productivité. Comme s’il fallait absolument pédaler à un rythme effréné pour bien faire. Est-ce si optimal d’être occupé au maximum, ou n’est-ce qu’une impression qu’on se donne pour se conformer à la culture de surperformance?

En réalité, s’accorder des moments de recul, autant dans une journée qu’entre des projets, est un réflexe qui s’avère grandement productif. Sans compter que c’est aussi beaucoup plus propice à la créativité, à l’innovation et à la prise de meilleures décisions. On se sent bien plus d’attaque quand notre espace mental est prêt à accueillir de nouvelles informations que quand il est déjà saturé.

Alors, profitons de la période de transition entre deux projets pour accorder un peu de recul et de repos aux méninges. On célèbre la réalisation, puis on laisse le cerveau s’aérer avant d’aborder un nouveau défi. 

 

Le temps blanc, un allié de taille

Le temps blanc, une notion qu’on prône beaucoup dans nos contenus et formations, est un outil fort avantageux à intégrer dans sa vie professionnelle et personnelle. Cette pratique consiste en une pause stratégique, une période de temps vide, qu’on s’accorde délibérément pour apaiser son esprit, faire le plein d’énergie mentale ou encore réfléchir avec recul.

Cette habitude peut être appliquée à petite comme à grande échelle, quotidiennement et périodiquement. Prendre dix minutes pour respirer de l’air frais entre deux visioconférences compte autant comme du temps blanc que de planifier une journée de réflexion pour le plan d’affaires. 

De plus, le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche quelconque est habituellement supérieur à ce qu’on avait estimé. Prévoir une période de temps volontairement libre privilégie une approche proactive plutôt que réactive en permettant d’adresser les imprévus, notamment au niveau de notre rythme de travail et de notre énergie.

Se réserver du temps blanc sur une base régulière est un réflexe agile, une manière concrète de faire preuve de responsabilité personnelle et professionnelle envers la saine peformance.

 

Besoins versus désirs

« Je veux tout, tout de suite et ici », chante Ariane Moffatt. Vous reconnaissez-vous dans ces paroles?

Il y aura toujours 1001 choses à faire et trop peu de temps pour y arriver. Dans un monde d’innombrables possibilités, n’en sélectionner qu’une poignée peut paraître ardu et même porter à confusion. Pourquoi se limiter quand tout semble à notre portée? 

Cependant, le non-choix, c’est aussi un choix, et ça n’aide pas forcément à avancer. 

Vouloir en faire trop ne fait qu’amener un sentiment de débordement à tous les niveaux, autant chez les gestionnaires que dans les équipes. Notre charge mentale se retrouve inutilement alourdie quand on s’impose une pression collective de multiples réalisations. 

Revient alors le classique débat entre la quantité et la qualité. Et si on faisait moins, mais mieux? Ainsi, un tri de nos désirs infinis s’impose. Il est essentiel de définir clairement ce qu’on souhaite accomplir pour y arriver de façon efficace et porteuse de sens. 

Quels sont les besoins réels?
Quels sont nos buts spécifiques?
Qu’est-ce qui est prioritaire?
Pour quels projets sommes-nous prêts à accorder du temps et de l’énergie?

Suite à cette introspection, on peut dégager ce qui est vraiment important pour les individus, les équipes et l’entreprise. L’essentiel, c’est que notre liste d’objectifs demeure short and sweet: on sait ce que l’on veut et où on s’en va de manière concise, stimulante et évolutive.

 

Travailler autrement

 

Voici quelques pistes pour une gestion du temps plus satisfaisante et un rythme de travail mieux adapté.

Adieu multitâches 

Dans une course commune à l’optimisation du temps, le multitâches est devenu la norme.

Pourtant, son efficacité supposée est un mythe. Au contraire, disperser simultanément son attention dans plusieurs projets est contre-productif; entre autres, cela nous…

• ralentit;
• demande plus de ressources cérébrales;
• freine la créativité;
• nuit à la mémoire;
• réduit la capacité d’attention.

D’ailleurs, avez-vous l’impression qu’il est difficile de mettre son focus sur une seule chose à la fois? C’est parce que notre capacité d’attention suit une tendance globale à la baisse. En seulement 15 ans, elle a drastiquement réduit: nous avons maintenant, en moyenne, une capacité d’attention inférieure à celle d’un poisson rouge!  

Dans un effort pour capturer une partie de notre précieuse attention, le sensationnalisme ressurgit, notamment avec la montée fulgurante du click bait (des titres exagérés pour piquer la curiosité, un peu comme sur les couvertures de magazines à potins, ou alors vides d’information).

 

Source: Wyzowl

 

Les distractions technologiques constantes sont l’une des sources de ce phénomène: notifications abondantes, courriels, réseaux sociaux, appels téléphoniques et autres interruptions interfèrent avec notre capacité à se concentrer et à réellement avancer son travail. On accorde en moyenne 28% de notre temps de travail aux courriels seulement!  Ce n’est un secret pour personne: éteindre son téléphone et se déconnecter de ses courriels sont des moyens simples pour éviter d’être dérangé.

Pour procéder à la gestion de projets et de temps, mieux vaut donc opérer de façon séquentielle et non simultanée. Cela peut être aussi simple que de consacrer 30 minutes pour une tâche, puis 30 minutes pour une autre (versus une heure pêle-mêle). Quand on travaille sur quelque chose, on le fait pour vrai; de manière appliquée et consciente. Pour les tâches plus exigeantes, on planifie en conséquence en s’accordant plus de temps. 

 

Le travail profond, gage de satisfaction 

Le travail en profondeur, vous connaissez? Le travail profond, ou deep work, consiste à se concentrer sur une tâche complexe sans interruption. Certes, ça demande du « jus de cerveau », c’est-à-dire qu’il faut activer nos capacités cognitives de façon plus poussée, pour une certaine durée, mais ça vaut le coup.

Cette compétence se fait de plus en plus rare: à notre ère de sur-stimulation, se plonger dans un projet en y dévouant toute notre attention peut paraître relever de l’exploit. Toutefois, même si cela peut nécessiter de la pratique, c’est réalisable, et les résultats qui en découlent sont empreints d’une valeur ajoutée: innovation, créativité, qualité… 

Quoique plus demandante sur le plan cognitif, la pratique et l’instauration de cette compétence est à la portée de chacun. Pour tirer profit du deep work, on peut se réserver une demi-journée sans distractions. 

Pour commencer, changer d’environnement est un moyen facile à mettre en place. Par exemple, on peut passer quelques heures dans une bibliothèque, un parc ou un café, sans son cellulaire, à approfondir un projet précis. Pas besoin d’aller all in comme Bill Gates, qui se retire en solo dans un chalet en forêt pendant une semaine complète de réflexion professionnelle. (Toutefois, ce serait bien d’avoir une opportunité du genre en tant qu’employés: une idée que Julie, cofondatrice de De Saison, a partagé en entrevue à Une idée pour mon bureau à Radio-Canada.)

 

Méthode ROWE: la flexibilité incarnée 

84% des employés aimeraient des horaires de travail plus flexibles alors que 79% souhaitent un meilleur support dans la conciliation travail-famille. Offrir plus de flexibilité est donc un atout majeur pour augmenter le taux de satisfaction de son équipe. Dans cette optique, seriez-vous prêt à modifier votre processus d’évaluation en donnant au travailleurs le contrôle total de leur temps?

C’est ce que propose la Méthode ROWE (Results-Only Work Environment), un modèle de travail dénué d’horaires fixes. Au lieu d’imposer aux employés un agenda et un espace physique, on les laisse maîtres de leur temps et de leurs déplacements. En autant que la marchandise soit livrée, les membres de l’équipe travaillent où et quand bon leur semble. Tout ce qui compte, c’est le résultat, ce qui accorde aux travailleurs le loisir de réaliser leurs tâches au gré de leur contexte de vie personnel. 

Trop beau pour être vrai? Certains expriment leurs doutes par rapport à ce modèle atypique. Pourtant, les organisations qui l’adoptent augmentent leur productivité de 20% en moyenne. Les employés se retrouvent plus motivés quand on valorise le travail produit et non leur simple présence ou temps passé sur une tâche. 

Une professionnelle m’a d’ailleurs fait part de son expérience positive quant à cette manière de procéder dans le commentaire suivant:

« Je suis productive quand ça compte, mes patrons sont satisfaits et nous avons une confiance mutuelle. J’ai donc utilisé ma valeur pour négocier avec eux en utilisant ces mots: je mengage à être l’un de leurs meilleurs éléments et je ne comptabiliserai pas mes heures quand il le faut. En échange, je demande qu’on ne compte pas mes heures et de ne pas me faire demander ce que je fais à 15h si je m’absente 30 minutes… parce je profite du beau temps quand il passe, je m’entraîne quand l’énergie est là et je marche mon chien quand il le décide ! Je garantis que c’est win-win… cela l’a toujours été pour moi. »

Cette gestion basée sur la confiance accorde une plus grande liberté aux employés et enlève un poids sur les épaules des gestionnaires. Flexibilité, autonomie, satisfaction, rendement amélioré: voilà une méthode différente qui est assez gagnante. La conciliation des besoins individuels se fait naturellement: les critères d’évaluation restent uniformes tout en étant adaptés aux réalités de chacun.

Certes, cette façon de procéder ne s’applique pas à tous les domaines; elle concerne plutôt les travailleurs de bureau. Elle vient aussi avec ses propres défis, par exemple pour les employés qui ont besoin d’encadrement ou qui préfèrent travailler en présentiel.

Il demeure tout de même que la méthode ROWE bouscule les acquis et sème la réflexion. Le contexte du télétravail répandu est une opportunité en or pour les gestionnaires de s’inspirer de nouvelles façons de faire plus flexibles et de faire preuve d’agilité.

 

À retenir 

 

En bref, voici quelques trucs pour aborder le temps et le rythme intelligemment.

• Définir ses priorités et objectifs clairement
• Fractionner sa journée en plages-horaire distinctes
• Attribuer des tâches spécifiques à chaque période de travail
• Mettre à l’agenda du temps blanc pour la réflexion et les imprévus 
• Réserver des périodes de deep work
• Éviter les distractions: courriels, notifications, réseaux sociaux…
• Tenir compte de son rythme et de celui des autres

 

Ok, tout ça, c’est bien, mais on commence par où quand le monde entier roule à vitesse folle? On débute par soi-même.

Nous comprenons qu’en vrac comme ça, ça fait aussi beaucoup d’informations à absorber et de « trucs » à appliquer, et ça peut avoir l’air gros de mettre le tout en pratique. 

C’est pourquoi nous avons travaillé sur un modèle, une séquence et des outils pratiques pour accompagner les individus et les gestionnaires qui aspirent à implanter des réflexes de bienveillance, de saine performance et de flexibilité à leur quotidien. 

Il y a des moments dans la vie où nous ressentons le besoin de reconnecter à son rythme, de se re-synchroniser à celui-ci, de mieux organiser son quotidien. C’est ce qu’offre nos outils et programmes individuels segmentés en courts rendez-vous avec soi-même.

Et pour aborder la question de la flexibilité en équipe et organiser le travail autour de cette dernière dans un esprit de responsabilité et de saine performance, nous offrons aussi un parcours progressif, non pas comme une formation en bloc, mais plus comme une pratique, à travers le travail et le quotidien.

Le télétravail nous offre une fenêtre d’opportunités incroyable pour mettre en place une culture du travail bienveillante et durable, pour les humains, leur santé, celle de leur famille et de leur environnement.  C’est ce que nous enseignons à vos équipes grâce au modèle S.E.N.S et à ses outils quotidiens, notamment à travers le parcours Avenir Flexible.

Et si on se donnait la permission, enfin, de revenir au rythme naturel des choses, de délaisser l’épuisement pour revenir à la satisfaction et au sentiment de devoir « sainement » accompli?

Écrivez-vous, ça nous fera plaisir de prendre un café avec vous pour échanger, vous présenter notre approche et notre offre.

Bonne pratique!